Access数据Office组件都可用
Access是Office组件的紧张成员，其重要功效是数据库的管理和使用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，以是各人每每会以为Access的操纵不太方便。比如，在Access的表中，要想在中间拔出一条记录就比力困难，而在Word表格和Excel的工作表中要做异样的操纵则轻而易举；再比如，当我们在Access的表中重复输出雷同或有肯定规律的字段内容时，就自然会联想到Excel的复制和主动填充功效，但Access却能干为力。显然，如果我们可以或许实现Access与Office组件其他成员之间举行数据交流，就可以或许让这些成员为Access办事，从而达到扬长避短、进步工作效率的目的。
在Word中翻开Access表盘问项
如果想把Access中的表大概盘问，转换成为Word中可以或许读取的文件格式，以便利用Word举行处理，可以接纳以下三种方法：
1． 利用剪贴板
在Access中，翻开要转换的表大概盘问项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右偏向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下偏向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交织处时，可选中所有记录大概说是选中所有字段。举行上述三种环境之一的选择当前，再单击东西栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中，如图1所示。随后再翻开Word，单击东西栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表大概盘问项复制成Word中的表格。如果你以为被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”下令，按下“底纹”标签按钮，选择“无填充色”。
2． 导出为RTF文件
在Access中，翻开要转换的表大概盘问，执行“文件”菜单下的“导出”下令，将“生存范例”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“翻开”下令大概间接按下东西栏上的“翻开”按钮，在随后弹出的“翻开”对话框中，单击“文件范例”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到后面生存的RTF文件双击即可翻开。
3． 间接拔出数据库
在Word中，单击“视图”菜单下的“东西栏”，然后将“数据库”一项选中（大概将鼠标置于Word窗口的菜单栏或东西栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项）。这时，要在Word中翻开Access的表大概盘问项，就可以单击新增长出来的“数据库”东西栏上的“拔出数据库”按钮，在随后翻开的“数据库”对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件范例指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表大概盘问，再单击“拔出数据”标签按钮。
图1 复制表格
将Excel工作表导入Access
利用Excel方便的主动输出功效和壮大的数据处理功效对Access导入的数据举行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是现实工作中利用最多的一种要领。Access中导入Excel文件的操纵与导入文本文件雷同，只需在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件范例”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成（操纵要领与Word表格导入Access表雷同）。
Access文件与HTML文档相互转换
要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档)，可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”下令，并将“生存范例”指定为“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其它网页编辑软件翻开该文档举行编辑修正。与导入文本文件和Excel文件要领雷同，要在Access中导入HTML文档，只需依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件范例”指定为“HTML文档”即可。
将Word中的表格导入Access中
在Word中可以对Access转换过来的表格自如地举行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过两种措施在Access中利用Word表格的数据：
一是通过剪贴板，其要领是在Word中选中表格的多少行或多少列（当然，也可以单击表格左上角的“选择”东西，选中表格所无数据）后，单击东西栏上的“复制”按钮，然后再翻开Access中的表大概盘问项，按下东西栏上的“粘贴”按钮将表格数据复制过来。
二是通过文本文件作为过渡，分红两步举行：第—步，起首把Word中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access中导入文本文件。详细操纵要领是，在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格转换成笔墨”，然后点击“另存为”下令，并指定“生存范例”为“纯文本”。在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，在“另存为”窗口下选择“文件范例”为“文本文件”，如图2所示。
图2 另存为窗口
Excel中导入Access数据
可以利用三种要领将Access中的表大概盘问项导入Excel中：一是利用剪贴板，其操纵要领与导出为Word表格的要领雷同。二是将Access数据导出为Excel文件，详细操纵要领为：在Access中选中表大概盘问项，执行“文件”菜单下的“导出”下令，将“生存范例”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中间接双击该文件即可将其翻开。三是间接在Excel中翻开，要领是依次执行：“数据→获取外部数据→新建数据库盘问（由于典型安置中不包括该功效，以是当第一次利用时系统会提示安置）”，在随后翻开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。
在不同的Access文件之间
举行数据共享
如果新建的表与曾经存在的表中部分字段或部分记录雷同，显然可以通过共享原有表中的数据来进步工作效率。并且被共享的表既可以与新建表在统一数据库内，也可以不在统一数据库内。详细共享方法有三种：
1． 利用剪贴板举行共享
在数据库窗口中，右击需要备份的表大概盘问，在快捷菜单中选择“复制”下令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”下令，凭据需要选择“只粘贴布局、结谈判数据、大概将数据追加到已有的表”。当然，也可以翻开要转换的表大概盘问，间接选中部分记录或部分字段，将其复制到其它的表或盘问项中。
2． 间接导入Access东西
详细操纵步骤是，依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件范例”指定为“Microsoft Access”，如许就可以将当前数据库或其它数据库中的东西导入，如图3所示。
3． 利用链接表
操纵根本同上，依次执行：“文件→获取外部数据→链接表”，将“文件范例”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来，和下面间接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变革，而导入则不会。实在，在利用链接表时，如果将“文件范例”分别指定为“Microsoft Excel、文本文件或HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变革而变革。
- 文章作者: 福州军威计算机技术有限公司
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